L’essentiel à retenir :
La certification Qualiopi repose sur la preuve. Il ne suffit pas de dire que l’on fait bien : il faut le démontrer, documents à l’appui. Chaque indicateur du référentiel correspond à une exigence concrète, qui doit être traduite en procédures, formulaires, rapports ou bilans.
Obtenir Qualiopi, c’est aussi structurer son organisation, formaliser ses pratiques et instaurer une logique d’amélioration continue
Table des matières
Depuis la mise en place de la loi Avenir Professionnel de 2018, la certification Qualiopi est devenue incontournable pour tout organisme souhaitant bénéficier de financements publics ou mutualisés (CPF, OPCO, Pôle Emploi, etc.).
Elle atteste de la qualité du processus de formation mis en œuvre par un prestataire, qu’il s’agisse d’un organisme de formation, d’un centre de VAE, d’un CFA ou d’un centre d’apprentissage.
Pourquoi Qualiopi est-elle obligatoire ?
Avant 2022, plusieurs labels de qualité coexistaient, ce qui créait une certaine confusion pour les financeurs et les organismes. Qualiopi a remplacé ces anciens labels pour créer une référence unique, commune à tous les prestataires de formation.
Depuis le 1er janvier 2022, toute structure qui souhaite faire financer ses formations via le Compte Personnel de Formation (CPF), les OPCO, ou d’autres fonds publics, doit être certifiée Qualiopi. Sans cette certification, il est impossible d’accéder à ces dispositifs.
Mais au-delà de la contrainte réglementaire, Qualiopi représente un gage de confiance. Elle témoigne du sérieux de l’organisme, de la traçabilité de ses actions, et de sa capacité à améliorer continuellement la qualité de ses services.
Les grands principes du Référentiel National Qualité (RNQ)
Le Référentiel National Qualité (RNQ), sur lequel repose la certification Qualiopi, comporte 7 critères et 32 indicateurs.
Ces critères couvrent tous les aspects de la vie d’un organisme de formation :
- l’information au public,
- la conception des actions de formation,
- l’adaptation des moyens aux besoins,
- la qualification des intervenants,
- le suivi des parcours,
- la satisfaction des bénéficiaires,
- et la mise en œuvre d’une démarche d’amélioration continue.
Chaque indicateur correspond à une preuve attendue lors de l’audit. Ces preuves sont des documents, procédures, enregistrements ou exemples concrets qui démontrent la conformité de l’organisme aux exigences du RNQ.
Les documents à fournir pour obtenir Qualiopi
Constituer un dossier Qualiopi demande rigueur et méthode.
L’auditeur ne se contente pas de déclarations d’intention : il exige des éléments tangibles qui prouvent la mise en œuvre effective de chaque exigence du référentiel.
Les documents administratifs de base
Avant toute chose, il faut présenter les documents d’existence légale de l’organisme :
- l’extrait Kbis ou la déclaration d’activité enregistrée auprès de la DREETS (ex-DIRECCTE) ;
- les statuts de la structure ;
- le numéro de déclaration d’activité (NDA) ;
- le plan de formation global ou le catalogue de formation.
Ces pièces permettent à l’auditeur de vérifier que l’organisme est bien reconnu comme prestataire d’actions de développement des compétences.
Les preuves liées aux 7 critères Qualiopi
L’essentiel du travail consiste à rassembler les preuves correspondant aux critères du référentiel.
Voici comment cela se traduit concrètement.
1️⃣ L’information au public (Critère 1)
L’organisme doit démontrer que les apprenants disposent d’informations claires, à jour et vérifiables sur les formations proposées.
Les preuves attendues incluent les fiches programmes, les conditions d’accès, les modalités d’évaluation ou encore les tarifs.
Il est également important de montrer que ces informations sont accessibles en ligne ou communiquées avant toute inscription.
2️⃣ L’identification des objectifs et l’adaptation des moyens (Critères 2 et 3)
L’auditeur s’assure que chaque action de formation a été conçue à partir d’objectifs clairement définis et que les moyens humains et techniques sont adaptés.
Les preuves peuvent inclure les analyses de besoins, les plans pédagogiques, les emplois du temps, ou encore les fiches d’évaluation à chaud et à froid.
3️⃣ La qualification et la compétence des formateurs (Critère 4)
Il est indispensable de pouvoir prouver que les formateurs possèdent les compétences nécessaires pour enseigner.
L’organisme doit fournir leurs CV, diplômes, et contrats de prestation. Il est aussi attendu de démontrer que des actions de développement professionnel sont menées régulièrement (formations internes, veille pédagogique…).
4️⃣ L’accompagnement et le suivi des apprenants (Critère 5)
Ce critère évalue la capacité de l’organisme à suivre ses apprenants tout au long du parcours.
Les preuves incluent les fiches de suivi individuel, les comptes rendus de tutorat, ou les bilans intermédiaires.
L’objectif est de montrer que chaque stagiaire bénéficie d’un accompagnement personnalisé et que les difficultés sont identifiées et traitées.
5️⃣ La prise en compte des retours et de la satisfaction (Critères 6 et 7)
Enfin, l’auditeur vérifie que l’organisme a mis en place un dispositif d’évaluation de la satisfaction et une démarche d’amélioration continue.
Il faut donc fournir les résultats des enquêtes de satisfaction, les plans d’action correctifs, et les comptes rendus de réunions qualité.
Ces documents illustrent la capacité de l’organisme à apprendre de ses retours et à progresser.
Comment préparer efficacement son dossier Qualiopi
Obtenir Qualiopi ne se résume pas à rassembler quelques documents à la hâte avant l’audit. C’est une démarche structurée et continue. L’idéal est de mettre en place un système documentaire clair, dans lequel chaque indicateur du RNQ correspond à une preuve bien identifiée.
De nombreux organismes choisissent d’utiliser des modèles de preuves ou des tableaux de correspondance pour s’assurer qu’aucun indicateur n’est oublié. Cela permet à l’auditeur de retrouver rapidement les éléments demandés, et démontre la maturité du système qualité.
Un autre point essentiel est de préparer les équipes. Les collaborateurs, formateurs ou responsables pédagogiques doivent comprendre le sens de Qualiopi, connaître leurs rôles, et savoir présenter leurs pratiques lors de l’audit.
Une certification réussie est toujours le fruit d’un travail collectif, et non d’un simple dossier administratif.
Les erreurs les plus fréquentes lors de l’audit Qualiopi
Erreur fréquente | Cause principale | Conséquence lors de l’audit |
|---|---|---|
Absence de preuves concrètes pour certains indicateurs | L’organisme présente uniquement des procédures écrites, sans démontrer leur application réelle | Risque de non-conformité majeure et ajournement de la certification |
Documents obsolètes ou non datés | Manque de mise à jour du système qualité | Non-conformité mineure répétée, pouvant nécessiter un audit complémentaire |
Preuves dispersées ou mal classées | Mauvaise organisation documentaire | Allongement de la durée d’audit et perte de crédibilité auprès de l’auditeur |
Absence de preuve de veille réglementaire | Manque de suivi des obligations légales et sectorielles | Non-conformité sur le critère 7, souvent rédhibitoire |
Faible implication des équipes lors de l’audit | Manque d’information ou de sensibilisation en interne | Impression de non-maîtrise du processus qualité |
Oubli des bilans de satisfaction ou d’amélioration continue | Suivi post-formation négligé | Doute sur la capacité de l’organisme à s’inscrire dans une démarche de progrès |
Ce tableau illustre bien que la certification Qualiopi repose avant tout sur la preuve de la maîtrise des processus. L’auditeur cherche des faits concrets, pas des intentions.
En moyenne, il faut entre 3 et 6 mois pour se préparer, constituer les preuves et passer l’audit initial.
La certification Qualiopi est valable 3 ans, avec un audit de surveillance obligatoire entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois.
Ce n’est pas obligatoire, mais un accompagnement professionnel facilite grandement la préparation et évite les oublis dans le dossier.
Oui. En cas de non-conformités majeures non levées dans les délais, ou si le système qualité n’est plus maintenu, la certification peut être suspendue ou retirée.
